Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679

in relazione alle segnalazioni di “Whistleblowing”

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” (di seguito anche “Regolamento” o “GDPR”), con la presente informativa si intende illustrare come sono trattati i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti all’interessato, in relazione alle segnalazioni di “Whistleblowing”.

Nell’applicazione della vigente normativa sul Whistleblowing ed ai fini della presente informativa, si intende per:

• Soggetto segnalante (o semplicemente “Segnalante”) il soggetto che effettua la segnalazione;
• Soggetto segnalato (o semplicemente “Segnalato”) il soggetto indicato come autore, partecipe o testimone della condotta illecita, all’interno della segnalazione.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento (di seguito “Titolare”) è EI Towers S.p.A., con sede legale in Lissone (MB), Via Giacomo Zanella n. 21.

2. Data Protection Officer

Il Titolare del trattamento ha designato come Data Protection Officer (di seguito “DPO”) il Dott. Cosimo Calabrese. Lei potrà contattare il DPO, per tutte le questioni relative al trattamento dei suoi dati personali e l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, ai seguenti dati di contatto: DPO-EIT@eitowers.it.

3. Tipologia di dati personali

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, dati di contatto, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi ad appartenenza politica o sindacale, a convinzioni religiose, a condizioni di salute, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

4. Finalità del trattamento dei dati

I dati da lei direttamente forniti dalla fase di registrazione al portale di segnalazione a quelli diretti a segnalare presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con EITowers S.p.A., vengono trattati dal Titolare del trattamento per gestire tali situazioni.

I dati personali sono dunque raccolti in quanto contenuti nella registrazione, nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al Segnalante e possono altresì riferirsi a Segnalati, indicati come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolti nelle vicende segnalate.

In particolare, i dati sono trattati per effettuare la segnalazione, svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali ha le seguenti basi giuridiche:

a. il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR);

b. il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR);

c. il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 del GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).

6. Natura del conferimento dei dati

Al fine di classificare la segnalazione come Whistleblowing i suoi dati identificativi (nome, cognome, dati di contatto) devono essere forniti obbligatoriamente, come precisato da ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione).

In relazione alle basi giuridiche di cui al precedente punto 4., il consenso al trattamento dei dati trasmessi tramite la segnalazione è implicito ed indispensabile e in caso di opposizione non sarà possibile ricevere la segnalazione ed i dati saranno immediatamente cancellati.

Nel caso in cui il Segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, questa verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

Si precisa che nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del Segnalante non verrà comunque rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del Segnalante fosse indispensabile per la difesa del Segnalato, verrà domandato al Segnalante se intenda rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.

7. Modalità del trattamento dei dati

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati e su supporto cartaceo, per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

EITowers S.p.A. attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; in particolare impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

8. Soggetti a cui possono essere comunicati i dati, diffusione

I dati personali del Segnalante e del Segnalato, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione. Tuttavia, se necessario, su loro richiesta, possono essere trasmessi:

• all’Autorità Giudiziaria,
• all’ANAC, Autorità Nazionale Anticorruzione.

Tali soggetti sono Titolari autonomi del trattamento.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del Segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p..

Nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del Segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia che:

a. la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione,

b. la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato,

c. il Segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

9. Trasferimento dei dati all’estero

I Dati non sono diffusi né trasferiti in paesi extra UE.

10. Tempo di conservazione e cancellazione

L’Organismo deputato alla ricezione delle segnalazioni effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Nel caso, invece, ravvisi estremi di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del Segnalante, agli organi preposti interni o esterni, ognuno secondo le proprie competenze.

L’archiviazione di tutti i dati personali è affidata all’Organismo deputato alla ricezione delle segnalazioni.

I dati personali vengono conservati per un periodo:

• di 5 anni dalla raccolta, in caso di archiviazione;
• di 5 anni dalla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione, negli altri casi.

11. Diritti dell'interessato e Titolare del trattamento

Lei, in qualità di interessato, ha facoltà di esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679.

In particolare, lei ha il diritto di chiedere a EI Towers S.p.A. di accedere ai dati personali che la riguardano, di chiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati.

Può esercitare i suoi diritti scrivendo a EI Towers S.p.A., Via Giacomo Zanella n. 21 - Lissone (MB), oppure inviando una email a DPO-EIT@eitowers.it.